• sous Contrat à Durée Indéterminée – à temps plein

MISSIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité du Responsable de Service Administratif et Financier par délégation du Directeur, et en lien avec la Directrice Adjointe et les Responsables de service :

• Assurer la gestion administrative des dossiers dématérialisés des personnes accompagnées (de la demande d’inscription à la sortie) en lien avec les équipes pluridisciplinaires et les responsables de service selon les process en vigueur :
• contribuer à la mise à jour régulière des informations dans plusieurs systèmes d’informations (OGiRYS, ViaTrajectoire, Résid’ESMS)
• contrôler la complétude, la fiabilité et la cohérence des informations et relancer les pièces manquantes
• réaliser des extractions à visée d’analyses
• assurer le suivi et le contrôle des droits des personnes (échéances MDPH)
• Contribuer au traitement des situations en attente : ouvrir les dossiers à partir des notifications MDPH reçues sur ViaTrajectoire, répondre aux demandes d’inscription et informer les Coordinatrices Réponses aux Familles
• Suivre et contrôler les entrées, sorties et mouvements des personnes accompagnées (ViaTrajectoire, Résid’ESMS)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique en 2^ème niveau, traiter et orienter les demandes
• Apporter un appui administratif à la Directrice Adjointe : courriers et documents, organisation du Conseil de la Vie Sociale (convocations, ordres du jour, comptes rendus), suivi des dossiers confiés, gestion de l’agenda
• Apporter un appui administratif aux Responsables de service : mise en forme, relecture et contrôle des rapports, signalements et RIP, courriers aux familles, partenaires et institutions et dossiers confiés
• Rédiger, mettre en forme des courriers, des comptes rendus et des écrits professionnels et contribuer à la création de supports de communication
• Contribuer à une dynamique de travail au niveau du Dispositif auquel est rattaché l’IMPro/ITEPpro, en lien avec son homologue de l’IME Caen, la Gestionnaire Administrative et Financier et la Secrétaire de Direction du DMSP
• S’inscrire dans un processus d’amélioration des pratiques et proposer des évolutions depuis son champ de compétences

Capacités requises

• Travailler au sein d’une équipe dans une dynamique favorable
• Intervenir auprès de plusieurs parties prenantes (cadres de Direction, équipes pluridisciplinaires, familles, partenaires)
• Savoir traiter des informations sensibles avec discrétion
• Savoir faire preuve d’autonomie et de prises d’initiatives et être force de propositions
• Agir avec méthode et rigueur, notamment dans le contrôle et la fiabilisation des données
• Rendre compte de son action
• Avoir de bonnes capacités d’expression orale et un bon niveau rédactionnel
• Maîtriser l’outil informatique et l’utilisation des logiciels de traitement de texte et tableurs

QUALIFICATION – Exigences – souhaits complémentaires

• Formation de niveau 4 exigé (Bac), niveau 5 souhaité (Bac+2)

Connaissance du secteur médico-social apprécié

Contexte de l’emploi

• Convention Collective 15 mars 1966 – statut Technicien Qualifié
• Poste à pourvoir à compter du 4 janvier 2027
• Poste basé à Démouville, 11 rue du château (IMPro/ITEPpro), avec déplacements possibles localement
• Contrat à durée indéterminée à temps plein
• Poste pouvant faire l’objet d’une mobilité associative
• Poste pouvant faire l’objet d’aménagement pour personne reconnue travailleur handicapé